FAQs

Allgemeine Leitungsarbeit

Die Gruppenleitung sollte dafür sorgen, dass regelmäßige Gruppenstunden stattfinden oder ein Rahmen geboten wird, in dem sich die Mitglieder treffen und austauschen können. Bei einer Gruppenstunde sollte dafür gesorgt werden, dass diese von jemandem vorbereitet wird. Diese Aufgabe kann auch delegiert werden.

Für die Vertretung nach außen ist es wichtig, Kontakt zu verschiedenen Gruppen und Personen zu halten, welche auch in der Kirche tätig sind. Dazu gehören: Pfarrer und Pfarrgemeinderat, politische Gemeinde, andere KLJB-Gruppen und –Bezirke, andere Vereine aus dem Ort. Oft ist diese Kontakthaltungen gar nicht so zeitaufwendig und kann als Aufgabe auch delegiert werden.

Sie sind der Mittelpunkt der Leitungsarbeit. Hier werden Aufgaben verteilt, Ideen und Aktionen gesponnen, es können Probleme innerhalb der Gruppe diskutiert und die Jahresplanung überlegt und organisiert werden.

Es ist wichtig, dass man sich frühzeitig um einen Termin kümmert, weil so viele Leiter*innen wie möglich Zeit haben sollten, um an der Sitzung teilnehmen zu können. Ihr solltet auch auf die Ortswahl achten. Am besten trefft ihr euch in einem ruhigen Raum.

Schon vor der Sitzung sollte sich jede*r eine Liste mit seinen/ihren Anliegen schreiben, damit er/sie diese nicht während der Sitzung vergisst. Es ist außerdem sinnvoll, eine Tagesordnung zu erstellen. Also ein Ablaufplan, in dem jedes Thema, das besprochen werden soll aufgelistet ist. So weiß jede*r, wann welcher Punkt dran ist und welche Themen überhaupt in der Sitzung behandelt werden. Ihr solltet die Themen hierbei nach Priorität sortieren. Die wichtigsten und dringendsten Themen nach oben, also am Anfang, und die weniger dringlichen Themen, welche vielleicht sogar vertagt werden können, zum Schluss.

Achtet darauf, dass nach der Besprechung eines Punktes wirklich klar ist, wie es jetzt weitergeht: Wer übernimmt welche Aufgabe, was muss konkret bis wann organisiert werden, wann und wie wird dieser Punkt das nächste Mal behandelt?

Ihr solltet abmachen, wer die Gesprächsleitung übernimmt, d.h. die Tagesordnungspunkte sammelt und sie der Reihe nach aufruft, das Wort erteilt, Störfriede ermahnt, darauf achtet, dass man nicht vom Thema abkommt und dass die verteilten Aufgaben auch erledigt werden. Die Gesprächsleitung muss nicht in jeder Sitzung von derselben Person wahrgenommen werden, sondern kann von Sitzung zu Sitzung wechseln.

Die Gesprächsleitung ist auch für das Einhalten des Zeitlimits zuständig, sofern es eines gibt. Zu empfehlen ist dies, wenn z.B Teilnehmer*innen am nächsten Tag früh aufstehen müssen. Abhängig vom Umfang der Tagesordnung könnt ihr gemeinsam im Vorhinein ein Zeitlimit festlegen.

Es sollte außerdem darauf geachtet werden, dass es genug Pausen gibt. Irgendwann lässt die Konzentration nach und deshalb ergibt es keinen Sinn, Non-Stop durchzutagen.

Um die Ergebnisse der Sitzung festzuhalten und sie später nachschauen zu können, sollte bei jeder Sitzung ein Protokoll geführt und nach der Sitzung zeitnah an alle Leitungsmitglieder verschickt werden (vor allem wichtig für die, die nicht mit dabei waren).

Fangt am besten damit an, in euren KLJB-Wandkalender die Termine einzutragen, die „Pflicht“ sind, wie z.B. Pfarrfest, Straßenfest, Patrozinium, Fronleichnam, Fastnacht, … So könnt ihr schon einmal überlegen, wie viel Vorbereitungszeit ihr für die jeweiligen Veranstaltungen benötigt. Das hilft euch dabei, zu sehen, wann ihr eine stressige Zeit haben werdet und könnt so besser planen und eure Zeit einteilen. Die übrige Zeit steht nun für eure Ideen offen. Wenn möglich, solltet ihr bei dieser Planung auch andere Termine im Auge haben. Einen Gruppenausflug anzusetzen, wenn gleichzeitig ein Bezirkswochenende oder ein großes Stadtfest ansteht, zu dem alle hingehen wollen, ist weniger praktisch. Aber: nehmt nicht auf jede Kleinigkeit Rücksicht, denn alle bringt ihr nicht unter einen Hut und die Mitglieder müssen eben auch Prioritäten setzen.

Artikel 13: Zusammensetzung

Stimmberechtigte Mitglieder
1. Die Gruppenleitung
2. Die Gruppenmitglieder
Beratende Mitglieder
1. die zuständige Bezirksleitung
2. ein*e Vertreter*in der Kirchengemeinde
3. ein*e Vertreter*in der politischen Gemeinde
4. je ein*e Vertreter*in der ortsansässigen Vereine
5. Weitere beratende Mitglieder können durch den Gruppenvorstand hinzugezogen werden.

Funktion:

Die Mitgliederversammlung ist das beschlussfassende Organ der Gruppe. Sie ist verantwortlich für die inhaltliche und organisatorische Zielsetzung der Gruppe.

Aufgaben:

Wahl der Gruppenleitung,
Beschlussfassung über das Gruppenprogramm,
Erteilung und Kontrolle von Aufträgen,
Annahme des Jahresberichtes,
Genehmigung der Jahresrechnung,
Beschlussfassung über Erlass und Änderung der Gruppensatzung,
Festsetzung des Mitgliederbeitrages,
Auflösung der Gruppe.

Einberufung:

Die Mitgliederversammlung tritt nach Notwendigkeit, mindestens jedoch einmal im Jahr zusammen. Sie wird von der Gruppenleitung einberufen. Die Einberufung erfolgt schriftlich mit einer Frist von mindestens 14 Tagen. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung muss einberufen werden, wenn es ein Viertel der Gruppenmitglieder verlangt.

Die Aufgabe der Gruppenleitung ist es also, die Mitgliederversammlung einzuberufen. Das heißt:

Den organisatorischen Rahmen klären,
- Termin und Raum abklären
- Für Getränke sorgen
- technische Geräte wie Beamer o.ä. besorgen.
Zur Mitgliederversammlung einladen:
- Dies sollte rechtzeitig also mindestens zwei Wochen vorher schriftlich erfolgen
- Neben der schriftlichen Einladung gehört auch die Tagesordnung dazu
Die Einladung sollte an die Mitglieder, die Bezirksleitung, den/die Bürgermeister*in und den Gemeinderat, den Pfarrer, den Pfarrgemeinderat und an die Presse geschickt werden (falls üblich auch an andere Vereinsvorstände).
Die Mitgliederversammlung sollte in der Presse (Gemeindeblatt und Lokalzeitung) angekündigt werden.
Die Leitung muss sich vorbereiten:
- Kassenbericht und Rechenschaftsberichte müssen geschrieben und besprochen werden; die Kasse muss von zwei unabhängigen Personen geprüft werden;
- Absprechen, wer welchen Tagesordnungspunkt(Top) übernimmt: wer macht Begrüßung, wer überreicht die Geschenke, wer besorgt diese usw.;
- Klären, wer das Protokoll schreibt und die Anwesenheitslist zu Beginn der Versammlung durchgibt.

Unterstützung durch hauptberufliche KLJB-Bildungsreferent*innen:

Bei der Vorbereitung und Durchführung der Gründungsversammlung kommt der/die zuständige KLJB-Bildungsreferent*in und hilft euch bei der Klärung offener Fragen. Er/sie unterstützt euch in der Startphase beim Aufbau und der Planung der Gruppenleitungsarbeit.

Fit für die Leitung durch den Grundkurs eines Jugendbüros in eurer Nähe:

Auf dem Grundkurs lernen Gruppenleiter*innen, Bezirksleiter*innen und solche, die es noch werden möchten, wie man eine Gruppenstunde vorbereitet, wie man eine Gruppe leitet und vieles mehr. Mit anderen können Erfahrungen ausgetauscht werden. Viel Gelegenheit gibt es auch, sich mal mit sich selbst zu beschäftigen und Kraft zu tanken. Mit neuen Ideen und viel Motivation kann es dann an die Leitungsarbeit gehen.

Service der Diözesanstelle (DiStel):

Bei allen Fragen rund um die KLJB, um Finanzen, Versicherungen, Rechtlichem usw. steht die DiStel mit Rat und Tat zur Seite. Hier bekommt ihr Infos zu Veranstaltungen, Werkbriefe mit Gruppenstundenvorschlägen uvm.

Startgeld:

Jedes Unternehmen braucht Startkapital, bei Gruppen ist das nicht anders. Auch wenn ihr für Veranstaltungen Zuschüsse bekommt oder Einnahmen habt, müsst ihr die Auslagen erst mal vorstrecken. Wenn ihr daher nicht mehr als 250,- Euro auf dem Konto habt, bekommt ihr von der KLJB Diözesanebene den einmaligen Betrag von 200,- Euro als Startgeld. Nähere Infos dazu gibt es auf der DiStel.

Fragt auch bei der Bürgermeisterin/dem Bürgermeister und dem Pfarrgemeinderat nach: beide haben Finanztöpfe für die Jugendarbeit, aus denen ihr Geld bekommen könnt (evtl. sogar als jährlichen Zuschuss).

Im Gründungsjahr entfällt der Mitgliedsbeitrag:

Mitglied bei der KLJB zu sein bringt viele Vorteile, ... vom Versicherungsschutz bis hin zu vergünstigten Preisen bei Veranstaltungen. Im Gründungsjahr brauchen die eingetragenen Mitglieder keinen Mitgliedsbeitrag zu bezahlen, erhalten aber bereits alle diese Vorteile und natürlich auch einen Mitgliedsausweis.

Die Juleica-Karte gewährt ihren Besitzer*innen Ermäßigungen und Rabatte in teilnehmenden Geschäften, Museen, Kinos, uvm.

Voraussetzungen sind:

Man muss als Gruppenleiter*in einer KLJB-Gruppe gemeldet sein
Man muss einen Grundkurs besucht haben
Man muss mindestens 16 Jahre alt sein

Die Juleica ist drei Jahre gültig und kann kostenlos bei der KLJB-DiStel beantragt werden. Die Ausstellung der Juleica dauert ca. 6-8 Wochen. Weitere nützliche Tipps zu Vergünstigungen findest du u.a. auch unter www.juleica.de

Die Jugendherbergs-Leiter*innen-Karte ist über die KLJB-DiStel zu beantragen. Diese berechtigt die/den Besitzer*in als Leiter*in einer Gruppe zur Benutzung der Jugendherberge. Die einzelnen Gruppenmitglieder benötigen somit keinen Jugendherbergsausweis.

Beantragt wird die Leiter*innenkarte über die KLJB-DiStel mit folgenden Angaben:

Adresse und KLJB-Gruppe.

Weitere Infos zur Karte gibt es unter www.jugendherberge.de.

Wenn du viel für die KLJB unterwegs bist und sich eine Bahncard für deine Fahrten lohnt, dann kannst du diese über uns abrechnen.

Die Bahncard muss im Voraus von dir vorfinanziert werden. Deine Fahrtkosten reichst du ganz normal, nach jeder Veranstaltung, bei uns ein. Zusätzlich führst du ein extra Formular, in das du deine Fahrtkosten einträgst. Am Ende schickst du uns die Bahncard mit dem extra Formular ein. Wenn sich die Bahncard gelohnt hat, bekommst du sie von uns erstattet.

Wenn du das Formular möchtest oder Fragen dazu hast, dann melde dich an unserer Diözesanstelle: info@kljb-freiburg.de

Wenn du eine Ehrenamtsbescheinigung für Bewerbungen oder sonstiges benötigst, dann meldest du dich am besten einfach an der Distel. Ob am Telefon oder per Mail ist hierbei egal.

Was wir von dir wissen müssen,sind:

deinen vollen Namen, deine Ortsgruppe und evtl. wie lange du schon KLJB-Mitglied bist.

Deshalb wäre es super, wenn du das direkt in die Mail reinschreiben könntest. Wenn du irgendetwas Bestimmtes in der Bescheinigung stehen haben möchtest, kannst du uns das auch einfach mitteilen.

Eine Ehrenamtsbescheinigung kann sich jede*r ausstellen lassen, der/ die sich ehrenamtlich engagiert. Da dies bei jedem Landjugendmitglied der Fall ist, kann sich i.d.R. jedes KLJB-Mitglied eine Ehrenamtsbescheinigung ausstellen lassen.

Kasse und Finanzen

Zweck einer Buchführung:

„Vereine“ sind nach dem Zivilrecht verpflichtet, Rechenschaft über die Geschäftsführung abzulegen (§ 27, Abs. 3 in Verbindung mit § 666 BGB). Diese Pflicht zur Rechnungslegung wird durch die vollständige Aufzeichnung und geordnete Zusammenstellung sämtlicher angefallener Belege und Zahlungsvorgänge erfüllt (§ 259 BGB).

Die gruppeninterne Rechnungslegung ermöglicht, die Tätigkeit der Gruppe nachzuvollziehen und zu kontrollieren. Eure Buchhaltung ist also der Nachweis über den Verbleib, der euch zur Verfügung gestellten Mittel.

Wem und worüber muss Rechenschaft abgelegt werden?

Zunächst wollen die Gruppenleitung und die Gruppenmitglieder, aber auch Zuschussgeber*innen und evtl. das Finanzamt wissen, was mit den finanziellen Mitteln geschieht.

Über den Konto- und Kassenstand sollte regelmäßig in der Gruppenleitungssitzung berichtet werden, um alle Gruppenleitungs-Mitglieder frühzeitig in die Verantwortung über die finanziellen Mittel mit einzubeziehen.

Eure Buchführung ist also wichtig:

zur Erstellung der Jahresabrechnung
zur Erstellung des Kassenberichtes
als Grundlage für die Rechnungs- und Kassenprüfung
zur Durchführung von Abrechnungen, z. B. Landesjugendplan
als Nachweis über die Verwendung von Zuschüssen
als Grundlage zur evtl. Steuerberechnung oder -befreiung
zur Kontrolle der Rentabilität (Kostendeckung bei Maßnahmen).

Aufbewahrungspflicht der Buchhaltung:

Gemäß der Abgabenordnung (§146 in Verbindung mit §147, Abs. 3 AO) sind „Bilanzen“, sprich Kassenbücher, sowie Buchungsbelege zehn Jahre lang, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres, aufzubewahren.

Was ist bei der Einrichtung eines Kontos zu beachten?

Das Konto sollte auf den Namen der KLJB Gruppe eingerichtet werden.

Damit ist die Haftung einer einzelnen Person ausgeschlossen - es haftet die gesamte Gruppenleitung.

Zur Eröffnung des Kontos bei der Bank/Post benötigt ihr:

die Gruppensatzung, um die Vereinsähnlichkeit der Gruppe zu belegen.
das Protokoll der letzten Mitgliederversammlung, bei der die Gruppenleitung gewählt wurde.

Wir empfehlen, wegen der Haftung und Geschäftsfähigkeit für die Geldangelegenheiten möglichst eine Person zu wählen, die mindestens 18 Jahre alt ist.

Bei Jugendlichen unter 18 Jahren muss ein*e Erziehungsberechtigte*r bei der Einrichtung des Kontos unterschreiben. Außerdem muss das Konto als so genanntes Guthaben-Konto geführt werden, d.h. es werden seitens der Bank keine Überziehungen oder Kredite gewährt.

Wer hat Vollmacht über das Konto?

Es hat sich bewährt, dass zwei Personen (eine aus der Gruppenleitung und der/die Kassierer*in) jeweils einzeln die Kontoverfügung/Unterschriftsberechtigung erhalten.

Zur Legitimation der Personen müssen die Personalausweise vorgelegt werden.

Was passiert bei Neuwahlen?

Wenn die unterschriftsberechtigten Personen wechseln, ist dieselbe vorher beschriebene Vorgehensweise nötig. Um den Start für die Neuen zu erleichtern, sollte ein*e „alte*r“ Kontoinhaber*in mit zur Bank gehen.

Bitte vergesst nicht, das Protokoll eurer Mitgliederversammlung mitzunehmen, in dem die Neuwahl bzw. Berechtigung der jetzt unterschriftsberechtigten Personen festgehalten ist.

Warum eine Barkasse?

Um kleinere „Geschäftsvorfälle“ (Ausgaben und Einnahmen) gleich erledigen zu können, sollte in der Barkasse ein aus der Praxis bewährter Betrag bereitgehalten werden.

Kein Geld ohne Belege!

Einen Grundsatz für die Buchhaltung bzw. Kassenführung solltet ihr unbedingt beherzigen: keine Ausgaben und Einnahmen ohne Belege! Zu jedem Vorgang muss ein Beleg vorhanden sein. Fehlt ein Fremdbeleg, ist ein Eigenbeleg mit den entsprechenden Angaben zu fertigen. D.h. wenn du in dem Geschäft, in dem du eingekauft hast keinen Beleg bekommst (selbst auf Nachfrage nicht), solltest du selbstständig einen Beleg (Eigenbeleg) anfertigen. Auf diesem Eigenbeleg listest du einfach die Materialien, welche du gekauft hast auf und schreibst dazu, wieviel du dafür ausgegeben hast. Es ist hilfreich, wenn du die Materialien so benennst, dass der/die Kassierer*in versteht, was du gekauft hast.

Ein Beleg muss enthalten:

an wen wurde ausbezahlt/überwiesen = Zahlungsempfänger
zu wessen Lasten = Rechnungsadresse
Einkaufs-/Rechnungsdatum
welches Produkt
Preis
Unterschrift des Rechnungsstellers
bei Barzahlung: „Betrag erhalten“, Ort, Datum und Unterschrift des Empfängers
wenn Gelder aus der Barkasse an Gruppenmitglieder gegeben werden, deren Empfangsunterschrift.

Welche Kassenformulare werden benötigt?

Für die Belege der Barkasse besorgt ihr euch einen Quittungsblock sowie Vordrucke für Einnahme- und Ausgabebelege. PDF erhältlich bei der Distel.

Neben einem Kassenbuch oder Journal, benötigt ihr für die Arbeit mit eurem Konto Überweisungs- und Bareinzahlungsvordrucke und evtl. eine EC-Karte um Geld abzuheben und für die Kontoauszüge.

electronic cash = EC-Karte

Falls ihr für das Gruppenkonto eine EC-Karte anschafft, bewahrt diese unbedingt getrennt von deren PIN-Nr. auf. Für den Fall, dass die EC-Karte geklaut wird oder verloren geht, wählt unverzüglich die kostenlose Hotline 116 116 (Bundesweite Notfallnummer zur Kartensperrung). Dann könnt ihr sofort über diese Nummer die Karte sperren lassen.

Anforderung an die Kassenbuchführung:

Zur Erfüllung dieser Aufgabe sind keine detaillierten Buchhalterkenntnisse erforderlich. Es besteht die rechtliche Verpflichtung, die Einnahmen und Ausgaben lückenlos und geordnet aufzuzeichnen. Außerdem dürfen Einnahmen nicht mit den Ausgaben verrechnet werden. Aufzeichnungen sind ordnungsgemäß, wenn sie

wahr, vollständig und zeitnah (laufend) erfolgen und
ausreichende Erläuterungen zu den Einnahmen und Ausgaben enthalten.

Der Erläuterungstext bei jeder Buchung muss erkennen lassen, woher die Einnahmen stammen und wohin und zu welchem Zweck die Ausgaben abgeflossen sind. Eine Kassen- bzw. Buchführung muss so beschaffen sein, dass einer dritten Person innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage der Gruppe vermittelt werden kann. Ihr solltet auch die Kasseneinnahmen und-ausgaben täglich festhalten. Zettelwirtschaft und wochenlange Abstände zwischen den Eintragungen führen zu Unübersichtlichkeit und Unstimmigkeiten in den Beträgen und sollte daher unbedingt vermieden werden. Es sollte außerdem darauf geachtet werden, dass die Belege (mit Beleg-Nr. und Datum versehen) und Kontoauszüge übersichtlich und am besten chronologisch sortiert in einem Ordner aufbewahrt werden. Der/die Kassierer*in sollte trotz dem regelmäßigen Aktualisieren einmal im Monat eine Konto- und Kassen-Bestandsprüfung durchgeführt werden. Dabei wird kontrolliert, ob die Rechnungen über Ein- und Ausgaben (überein)stimmen.

Excel-Kassenbuch und Online-Banking:

Die Buchhaltung und Überweisungen können selbstverständlich auch am PC zum Beispiel mit Excel und per Online-Banking getätigt werden. Viele Banken bieten mittlerweile auch eine spezielle Software für Vereine an, mit der das Online-Banking abgewickelt werden kann. Fragt einfach mal bei eurer Bank nach. Vorlagen für ein Excel-Kassenbuch erhältlich an der Distel.

Das Rechnungsjahr, der Rechnungsabschluss:

Als Rechnungsjahr empfehlen wir die Zeitspanne vor den jährlichen Mitgliederversammlungen. Zu diesem Zeitpunkt steht auch die Rechnungsprüfung an. Wie der jährliche Rechnungsabschluss gemacht wird, ersiehst du aus dem Muster des Kassenbuches.

So könnte ein Kassenbericht aussehen:

Zur jährlichen Mitgliederversammlung muss der/die Kassierer*in einen schriftlichen Kassenbericht erstellen, der dann vorgelesen werden kann.

Zunächst sollten darin der jetzige Barkassen- und Bank/Postgiro-Kontostand sowie die Vergleichszahlen vom vorigen Jahr in Euro ausgewiesen sein.

Aufgliederung aller Einnahmen und Ausgaben

Eine einfache Aufgliederung aller Einnahmen und Ausgaben geben einen Überblick über die Geschäftsvorfälle des Rechnungsjahres. z. B. auf der Einnahmeseite:

Spenden
Mitgliedsbeiträge
Zuschüsse
Teilnahmegebühren
Erlöse bei Veranstaltungen
usw.

auf der Ausgabenseite:

Einkäufe für Veranstaltungen
Weitergabe Mitgliederbeiträge
Werkmaterial
usw.

Einzelne, euch wichtig erscheinende Veranstaltungen können mit Einnahmen, Ausgaben und Gewinn/Verlust aufgeführt werden.

Eine kurze Erläuterung, was den Jahresgewinn oder -verlust verursacht hat, bringt Klarheit für die Zuhörer*innen. Der Bericht schließt mit Datum und Unterschrift des/der Kassierer*in.

Die Kassenprüfung:

Einmal im Jahr, in der Regel vor der Mitgliederversammlung, muss die Buchhaltung von zwei gewählten oder ernannten Prüfer*innen, die als neutral gelten, also welche nicht parteiisch sind, geprüft werden.

Ziel der Kassenprüfung ist es, dem/der Kassierer*in zu bescheinigen, dass er/sie die Kasse korrekt geführt hat und die Mitglieder der Gruppe/des Bezirks ihm/ihr vertrauen können. Die Kassenprüfung ist Voraussetzung für die Entlastung des/der Kassierer*in bzw. der gesamten Gruppen-/Bezirksleitung.

Ablauf der Kassenprüfung:

Was ist notwendig für die Prüfung?

Kassenbuch
Belegordner
Bankauszüge
Bargeld
Inventarverzeichnis
Kopien der ausgestellten Spendenquittungen
Taschenrechner

Prüfung des Bargeldbestandes bzw. Bankkontos:

Übernahme der Vorjahreszahlen in das laufende Geschäftsjahr
Kassensturz (Zählen des Bargelds und Vergleich des Bestandes im Kassenbuch)
Bestand des Bankkontos mit dem Kassenbuch abgleichen
Überprüfung der Gesamtsumme durch Addition der einzelnen Belege
Belege einzeln überprüfen
Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!
Die Buchungen (Einnahmen/Ausgaben) sind auf ihre Rechtmäßigkeit zu kontrollieren.

Plausibilitätskontrolle durchführen:

Das bedeutet, dass sachlich geprüft wird, ob die Ausgaben auch gerechtfertigt waren. Zum Beispiel kann geprüft werden, ob gekaufte Einrichtungsgegenstände auch im Gruppenraum stehen oder ob Ausgaben bei einer Veranstaltung auch wirklich getätigt wurden.

Der Kassenprüfvermerk/Kassenprüfbericht:

Falls alles korrekt ist, muss im Kassenbuch die rechnerische und sachliche Richtigkeit durch Datum der Prüfung und die Unterschriften der Kassenprüfer*innen bestätigt werden.

Der Mitgliederversammlung kann als Kassenprüfbericht darüber hinaus die saubere, ordnungsgemäße, nachvollziehbare und vollständige Verbuchung der Geschäftsvorfälle und Barkassenführung bestätigt und mündlich vorgetragen werden.

Entlastung der Gruppenleitung:

Das Verfahren der Kassenprüfung ist Voraussetzung für die Entlastung der gesamten Gruppenleitung! Hier spielt die Haftung eine Rolle: es ist immer die gesamte Gruppenleitung verantwortlich, nicht nur der/die Kassierer*in. Der Vermerk, dass seitens der Kassenprüfer*innen gegen die Entlastung der Gruppenleitung keine Einwände bestehen, muss im Versammlungsprotokoll stehen.

Wenn die Kasse nicht stimmt erfolgt keine Entlastung:

Falls die Buchhaltungs-Unterlagen nicht übereinstimmen oder sonstige Beanstandungen seitens der Kassenprüfer*innen bestehen, darf keine Entlastung erfolgen, weder für den/die Kassierer*in noch für die gesamte Gruppenleitung!

Im Kassenprüfbericht müssen die entsprechenden Umstände, die gegen eine Entlastung sprechen, begründet werden. In diesem Fall ist ein schriftlicher Kassenprüfbericht angebracht.

Unsere Empfehlung ist, wenn so ein Fall eintritt einen Zeitpunkt zu vereinbaren, zu dem die Probleme bereinigt sein müssen. Erst wenn die erneute Prüfung keine Beanstandungen mehr ergibt, kann in einer außerordentlichen Mitgliederversammlung die Entlastung erfolgen.

Wenn ihr tatsächlich einmal bei der Kassenprüfung Probleme habt, wendet euch am besten umgehend an eine vertrauenswürdige, erfahrene Person, an die KLJB-DiStel oder an euer MoMo-Mitglied.

Eine Inventarisierung dient der Klarheit und dem Überblick über das gegenständliche Eigentum der Gruppe. Sie hilft nachfolgenden Verantwortlichen, den Besitzstand zu verwalten, außerdem ist sie ein Nachweis dafür, mit welchen Geldmitteln was gekauft wurde. Dies betrifft insbesondere Gegenstände, die im Rahmen des Landesjugendplanes (Geräte, Hilfsmittel, Zelte, Sportgeräte, Einrichtungsgegenstände etc.) bezuschusst wurden. Eine Inventarliste kann Grundlage für den Abschluss von Versicherungen sein, bzw. im Schadensfall als Beweisliste dienen. Sie kann gegebenenfalls eine nützliche und sinnvolle Ergänzung zum Kassenbuch darstellen, vor allem zum Auffinden von Rechnungsbelegen.

Bei der Ausleihe von Materialien von Gruppen untereinander ist ein “Vertrag“ nicht unbedingt notwendig. Datum der Ausleihe und eine Unterschrift z. B. auf einer Kopie der Inventarliste könnte hier genügen. Gerade bei Nachbestellungen und Ersatzteilbestellungen kann eine Liste ein wertvolles Nachschlagewerk sein. Nicht zuletzt könnte sie als "Check-Liste" dienen, z. B. bei der Vorbereitung eines Seminars, Freizeit oder eines Festes. Wenn ihr euch den Gruppenraum mit einem anderen Verein teilt, kann eine Inventarliste auch helfen zu unterscheiden, welchem Verein welche Gegenstände gehören. Das kann Streit vermeiden.

Was soll inventarisiert werden?

In einer Inventarliste sollten alle Gegenstände, die einen Einzelanschaffungswert von mehr als 30,00 Euro haben, erfasst werden.

Sie werden einzeln, gegebenenfalls mit Zubehör (auch unter 30,00 Euro), aufgeführt.

Jeder Gegenstand erhält eine Inventar-Nummer, die sowohl in der Liste, als auch auf dem Gegenstand vermerkt ist. Die Kennzeichnung des Gegenstandes sollte dauerhaft aufgebracht sein.

Folgende Gegenstände sind ein Beispiel:

Mobiliar, Küchengeräte, Geschirr, Gardinen
Musikanlage
Video-, Film- und Geräte, Fotoausstattung
jeweiliges Zubehör
Kopierer und EDV-Geräte
Zelte und Zubehör; Musikinstrumente
Spiele, Sportgeräte und Zubehör

Landesjugendplan

Durch den Landesjugendplan fördert das Ministerium für den ländlichen Raum Maßnahmen, die der außerschulischen Jugendbildung in ländlichen Räumen dienen.

Die Unterlagen findet ihr auf unserer Hompepage: Finanzen

Pfarrgemeinde

Es lohnt sich, mit dem zuständigen Gemeindepfarrer und Pfarrgemeinderat zu verhandeln, ob eine finanzielle Unterstützung der KLJB-Arbeit vor Ort möglich ist.

In der Regel steht im Haushalt der Pfarrgemeinde ein Posten für Kirchliche Jugendarbeit bereit.

Gemeinde

Ebenso empfehlen wir eine Anfrage beim zuständigen Bürgermeisteramt vor Ort. Denn üblicherweise erhalten Vereine, Verbände und Gruppieren einer Gemeinde eine jährliche finanzielle Unterstützung aus dem Gemeindehaushalt.

Kreis- und Stadtjugendring

In der Regel bezuschussen Kreis- und Stadtjugendring Freizeit- und Erholungsmaßnahmen, sowie Gruppenleiter*innenkurse und Material. Die Höhe der Förderung ist jedoch von Kreis zu Kreis unterschiedlich.

Genaue Informationen bekommt ihr beim Kreis-/Stadtjugendring und auch in euren Dekanats- oder Regionaljugendbüros. Auch das für eure Region zuständige MoMo-Mitglied kann euch weitere Informationen dazu geben.

Jugendstiftung des Landes Baden-Württemberg

Die Jugendstiftung hat die Aufgabe pädagogische / sozialpädagogische Vorhaben in der Jugendarbeit,

- die zukunftsweisend sind,

- die das verantwortliche Denken und Handeln junger Menschen auf der Grundlage christlicher Nächstenliebe und freiheitlich demokratischer Verantwortung entwickeln,

- die das ehrenamtliche Engagement für die Jugend stärken und ausbauen,

zu aktivieren und/oder immateriell und materiell zu unterstützen, fachlich zu begleiten und ggf. jugendforscherisch auszuwerten.

Insbesondere bemüht sich die Stiftung um die Unterstützung von Vorhaben auf örtlicher Ebene. Dabei ist die Zusammenarbeit mit den örtlich tätigen Jugendorganisationen anzustreben.

Nähere Infos: Jugendstiftung Baden-Württemberg, Postfach 1162, 74370 Sersheim, Tel.-Nr. 07042/8317-0, Fax: -40 und www.jugendstiftung.de.

Im November jeden Jahres werden die Mitgliedslisten an die Gruppenleitungen verschickt mit der Bitte, diese zu überprüfen und die neuen Mitglieder einzutragen. Die ausgetretenen Mitglieder sollen einmal sauber durchgestrichen werden, sodass die Kontaktdaten noch lesbar sind. Wenn du das Dokument digital bearbeitest, kannst du die ausgetretenen Mitglieder einfach rauslöschen und Änderungen einfach durch ergänzen oder ersetzen vornehmen.

WICHTIG!! Bei digitaler Bearbeitung bitte nicht das „Änderung nachverfolgen“-Tool ausschalten. Das macht es für uns später leichter, die Mitgliedermeldungen einzupflegen.

Der Mitgliedsbeitrag für alle Gruppen- und Leitungsmitglieder sowie für die Kindergruppenleiter*innen wird an die an die KLJB-DiStel überwiesen. Über die Höhe des Mitgliedsbeitrages entscheidet die Diözesanversammlung.

Nachdem die überarbeitete Liste sowie der Beitrag auf der KLJB-DiStel eingegangen sind, werden die Änderungen eingearbeitet.

Spenden jeder Art dürfen von euch nur angenommen werden, wenn ihr als Gemeinnützig anerkannt seid. Mit dem Freistellungsbescheid, welcher vom Finanzamt ausgestellt wird und für die Gemeinnützigkeit steht, dürft ihr Spenden annehmen und Spendenbescheinigungen ausstellen (weitere Infos siehe "KLJB und das Finanzamt").

Wichtig: Sowohl die Kirchengemeinden, als auch wir als Diözesanstelle dürfen keine Spendenbescheinigungen mehr ausstellen.

Schriftführung

Das Schriftführer*innenamt könnt ihr schon mit der Rolle einer/eines Sekretär*in vergleichen. Auch die Gruppenleitung benötigt eine Person, die den ganzen anfallenden „Schriftkram“ erledigt und verwaltet.

In den nachfolgenden Absätzen haben wir einige Aufgaben erläutert, die ein/e Schriftführer*in übernehmen könnte:

Wenn die Post ins Haus kommt

Eingehende Briefe oder Unterlagen sollten zur Kontrolle und als Beweismittel mit dem Eingangsdatum versehen werden.

Je nach Dringlichkeit des Inhaltes, sollte das Anliegen sofort in der Gruppenleitungssitzung besprochen und darauf reagiert werden.

Für die ausgehende Post sollten immer genügend Briefumschläge und Versandtaschen in verschiedenen Größen sowie Briefmarken vorhanden sein.

Termine planen, Termine überwachen

Je nach Aufgabenverteilung innerhalb der Gruppenleitung kann auch diese Arbeit der/dem Schriftführer*in obliegen. Präzise Terminverwaltung ist für einen reibungslosen Ablauf unerlässlich.

Als Hilfsmittel eignen sich Terminkalender und Pinnwand. Das Checken und Absprechen der Termine sollte fester Bestandteil der Gruppenleitungssitzung und Gruppenstunde sein.

Um Missverständnisse oder Irrtümer zu vermeiden, sollten wichtige Termine immer schriftlich vereinbart werden. Wenn ihr einen Termin nicht wahrnehmen könnt, solltet ihr die/den Terminpartner*in rechtzeitig informieren.

Jede Mitgliederversammlung will einmal im Jahr einen Überblick, welche Aktivitäten und Ereignisse stattgefunden haben.

Jedes Vorkommnis kann man in einer Art Protokoll niederschreiben. Manchmal genügt nur ein Ablaufplan. Interessanter und ausführlicher ist ein Aufsatzbericht.

Für eine zusammengefasste Übersicht empfiehlt es sich, die Ereignisse nach Datum aufzureihen und dazu jeweils zu notieren und vorzulesen, z. B.

Art des Ereignisses
Anlass
Anzahl der Teilnehmer*innen und Gäste
Besonderheiten
Positives und Negatives
Beschlüsse, Ergebnisse
Anekdoten und launige Bemerkungen.

Programm und Bericht für den Landesjugendplan (LJP)

Wenn Maßnahmen über den LJP abgerechnet werden, muss ein Programm und ein Bericht über das Seminar, die Lehrfahrt, Freizeit oder Landjugendtreffen usw. mitgeschickt werden. Die Formulare findet ihr im Rundschreiben zum LJP oder auf unsererHompeage unter Finanzen. Zunächst wird ein zeitlicher Ablaufplan notiert. Danach berichtsmäßig eine inhaltliche Darstellung über Ziele, Themen, Methoden und Ereignisse.

Wozu dienen Protokolle?

Protokolle dienen als Urkunde, Beweismittel, Sitzungsunterlagen, Information und Dokumentation.

Welche Protokollarten gibt es?

Das Ergebnis- und Beschlussprotokoll (ist das Gängigste bei Sitzungen) → hierunter versteht man eine kurze Wiedergabe der verhandelten Punkte. Die Beschlüsse wiederum sollten möglichst Wort für Wort wiedergegeben werden.
Das kurze Stichwortprotokoll → darunter versteht man eine sinngemäße Wiedergabe. Aber die Beschlüsse sind auch hier wortwörtlich wiederzugeben.
Das ausführliche Stichwortprotokoll → etwa ein Drittel der gesprochenen Worte werden sinngemäß wiedergegeben. Beschlüsse werden wortwörtlich protokolliert.
Das örtliche Protokoll → hier muss alles Gesprochene wörtlich mitgeschrieben werden (wird hauptsächlich in Parlamenten benötigt).

Worauf kommt es beim Anfertigen eines Protokolls an?

Ein Protokoll muss der Wahrheit entsprechen. Deshalb sollte es am besten während der Sitzung geschrieben werden, weil man sich so nicht noch einmal alles ins Gedächtnis rufen muss und dabei evtl. sogar etwas vergisst. Da das Protokoll oft als „Nachschlagewerk“ benutzt wird, sollte auf

eine übersichtliche Gestaltung,
eine einwandfreie sprachliche Wiedergabe,
einen guten Stil,
die richtige Grammatik,
eine einwandfreie Rechtschreibung
und richtige Zeichensetzung

geachtet werden. Diese Kriterien sollten auch bei Briefen, Berichten, Artikeln und Texten berücksichtigt werden.

Welches sind die Bestandteile eines Protokollrahmens?

Überschrift: „Protokoll oder Sitzungsprotokoll“
Art der Sitzung, z. B. KLJB-Gruppenleitungssitzung
Ort, Tag, Beginn und Ende der Sitzung/Veranstaltung
Namen der Anwesenden
Name der Gesprächsleitung und der/ des Protokollant*in
Tagesordnungspunkte
am Ende des Protokolls stehen Ort, Datum der Anfertigung des Protokolls
sowie Unterschrift der/ des Protokollant*in.

Auswertung eines Protokolls

Nur mit dem Schreiben und Anfertigen eines Protokolls ist es nicht getan. Darin sind in der Regel Beschlüsse, Arbeitsaufträge und Termine enthalten. Diese gilt es auszuführen, zu verteilen, zu überwachen. In der nächsten Sitzung sollte das vorherige Protokoll durchgesehen werden, ob alle darin enthaltenen Absprachen erledigt sind.

Auch dieser Part sollte ein Bestandteil der Gruppenleitungssitzung sein.

Eine gute übersichtliche Ablage (im Fachjargon heißt sie Registratur) ist das „Gedächtnis“ der Verwaltung. Für die Aufbewahrung der Unterlagen sei als Anhaltspunkt genannt: Briefe mindestens sechs Jahre; Protokolle, wichtige Unterlagen, Inventarlisten, Bilanzen/Kassenbücher und sämtliche Buchungsbelege und Rechnungen zehn Jahre.

Chroniken, Statistiken und Gruppengründungsunterlagen sollten unbefristet aufbewahrt werden.

Zur Ablage der Schriftstücke genügen Stehordner (Leitzordner), die ihr mit Trennblättern sinnvoll, gemäß euren „Geschäftsvorfällen“, aufteilt.

Übersichtlich und einheitlich wird die Ablage, wenn ihr die Schriftstücke nach Datum ablegt, d. h., das Schriftstück mit dem aktuellsten Datum obenauf legt.

Eine Aktion wird geplant, die Vorbereitungen laufen bereits auf Hochtouren. Dann muss nur noch die Einladung gemacht und rechtzeitig an die betreffenden Personen weitergegeben werden. Beim Schreiben der Einladungen sollte man sich zuerst überlegen, an wen sie gerichtet ist. Die Einladung an Bürgermeister*in oder Pfarrer zur Mitgliederversammlung wird sicherlich anders aussehen, wie die Einladung an KLJB-Gruppen zum Volleyballturnier.

Was jedoch auf beiden stehen sollte:

Was findet statt?
Wann findet die Veranstaltung statt? (Termin und Uhrzeit)
Wo findet die Veranstaltung statt?
Wer lädt ein?
Was muss mitgebracht werden?
Adresse (und Telefonnummer) der Ansprechpartner*in
evtl. Wegbeschreibung

Achtet darauf, dass die Einladung übersichtlich bleibt und kurz alle wichtigen Punkte benennt. Um die Einladung ansprechend zu gestalten, könnt ihr den Logo Generator der Bundesebene nutzen.

Öffenlichkeitsarbeit (ÖA)

Es geht nicht nur darum, eine gute öffentliche Meinung aufzubauen, sondern darum, eine schlechte zu verhindern. Wenn man kaum etwas von einer Gruppe weiß, aber einmal ein paar betrunkene KLJBler*innen auf einem Fest gesehen hat, so reimt sich manche*r gleich zusammen: „Die saufen ja nur!“ Und der nächste Schritt ist dann vielleicht: „Meine Kinder gehen da nicht hin.“

Es geht um den Ruf und die Stellung in der Gemeinde. Und schließlich bekennen sich die Mitglieder selbst lieber zu einer Gruppe, von der es heißt: „Die stellen ganz schön was auf die Beine“.

⇒ Ziel der ÖA ist es, eine gute öffentliche Meinung zu schaffen und Vertrauen zu gewinnen.

Die öffentliche Meinung setzt sich aus vielen Komponenten zusammen. Was versteht man unter „Öffentlichkeit“? Öffentlichkeit ist zunächst alles, was mit „extern“ bezeichnet werden kann.

Die Öffentlichkeit besteht aus:

Familien, Freund*innen und Bekannten der Mitglieder
Personen, die im kirchlichen Umfeld der Pfarrgemeinde zu tun haben
den Bewohner*innen des Ortsteils, der Gemeinde
Behörden und Ämtern
den Menschen des Bezirks oder der Region
anderen Verbänden und Organisationen
der Bevölkerung der Bundesrepublik Deutschland ...

Aber auch alles, was „intern“ läuft, ist wichtig.

Die öffentliche Meinung bildet sich durch das,

was die Gruppenmitglieder ihren Familien, Freund*innen und Bekannten erzählen, was diese wiederum weitererzählen
was Personen, die mit der Gruppe zu tun haben, über sie berichten (Pfarrgemeinderat, Putzfrau, ...)
was bei Veranstaltungen, Jugendgottesdiensten, usw. erfahrbar ist;
was im Pfarrblatt, Gemeindeblatt und der Lokalzeitung steht
was auf den sozialen Medien gepostet wurde ...

Es gibt also unterschiedliche Kanäle, durch die sich die öffentliche Meinung bildet. Dies sollte man bei der Öffentlichkeitsarbeit im Hinterkopf haben.

Man sollte damit anfangen, die Situation zu analysieren. Welches Image hat die KLJB im Ort? Wofür ist sie berühmt (oder berüchtigt)? Dafür könnt ihr auch außenstehende Personen fragen. Ihr solltet euch außerdem bewusstwerden: Was sind unsere Stärken, was unsere Schwächen? Was hebt uns aus der Masse der vielen Vereine und Gruppen hervor? Warum ist es wichtig, dass es uns gibt? Gerne könnt ihr das in der Gruppe besprechen. Danach könnt ihr auch gut vergleichen, wie eure Vorstellung von der eurer Umwelt abweicht.

Nehmen wir den Fall, dass das Bild recht gut mit der Wirklichkeit übereinstimmt ...

... weil ihr gute Arbeit macht und die Leute das auch wissen: Das ist natürlich der Idealfall und weist vielleicht auf eine gute bisherige ÖA hin. Dann heißt es nur: Glückwunsch, weiter so und am Ball bleiben!

... weil bei euch in der Gruppe zurzeit einiges schiefläuft und die Leute das auch wissen: Hier hilft die beste ÖA nichts. Wenn es innerhalb der Gruppe nicht stimmt, kann man sie nach außen auch nicht gut „verkaufen“. Zwar könntet ihr durch Presseberichte usw. versuchen, euer Bild in der Öffentlichkeit zu verbessern, aber die Leute merken bald, dass das nicht stimmt. Als Erstes solltet ihr innerhalb eurer Gruppe Verbesserungen anstreben und wenn diese Erfolg haben, das Bild in der Öffentlichkeit zurechtrücken.

Wenn die öffentliche Meinung nicht mit der Wirklichkeit übereinstimmt ...

... weil es bei euch drunter und drüber geht und die Leute aber trotzdem eine gute Meinung von euch haben: Nicht mehr lange! Missstände sickern erschreckend schnell durch. Bringt eure Gruppe in Ordnung, bevor die öffentliche Meinung kippt.

... weil ihr jede Menge gute Sachen macht, aber niemand es mitbekommt: Hier ist Abhilfe in Form von guter ÖA nötig, die den Leuten zeigt, was ihr alles auf dem Kasten habt.

Folgende Medien gibt es:

Soziale Medien
Aushang im Schaukasten
Flugblätter und Handzettel
Plakate
Schreiben an die Eltern, an wichtige Leute
Meldungen im Pfarrblatt
Meldungen im Gemeindeblatt
Ankündigungen und Berichte im Lokalteil der Tageszeitung
Artikel im Schaschlik (Zeitschrift der KLJB-Diözesanebene) oder im Bundesforum (KLJB Bundesebene)
Artikel im Konradsblatt (Mitteilungsblatt der Erzdiözese Freiburg)
Artikel in überregionalen Zeitungen
Berichte im Lokalradio
Berichte in überregionalen Radios und Fernsehsendungen
Musikwunschsendungen.

Welches Medium in Frage kommt, hängt vom Ereignis ab, über das es berichten soll. Je nach dem kommen eher die kirchlichen Medien oder die lokalen Medien, der Bereich Jugend oder der Bereich Kultur usw. in Frage. Traut euch, bei interessanten Aktionen Radios und evtl. sogar das Fernsehen anzufragen. Ein Versuch ist es wert! Gerade im lokalen Bereich berichten die Radios gerne über Aktionen, die Jugendliche vor Ort starten.

Im Vorfeld:

Ungefähr eine Woche vorher sollte eine Ankündigung im Gemeindeblatt und im Lokalteil der Tageszeitung erscheinen. Diese schreibt ihr selbst und schickt sie rechtzeitig an die Redaktionen. Erkundigt euch beim Gemeindeblatt nach dem Redaktionsschluss, denn es hat meist relativ lange Vorlaufzeiten (bis zu 1 ½ Wochen vor dem Erscheinen).

Die meisten Lokalzeitungen und das Gemeindeblatt haben einen Veranstaltungskalender (kostenlos), in dem alle Termine der Woche/des Monats aufgeführt sind. Bittet darum, auch in diesen Kalender aufgenommen zu werden.

An die Redaktion der Lokalzeitung wird eine Einladung zur Versammlung geschickt mit der Bitte, eine*n Mitarbeiter*in zu schicken. In diese Einladung gehört eine Tagesordnung, Termin und Uhrzeit, evtl. eine genaue Wegbeschreibung. Auf besonders wichtige oder außergewöhnliche Tagesordnungspunkte kann man zusätzlich hinweisen. Einen Tag vorher könnt ihr bei der Redaktion nachfragen, ob jemand kommt.

Bei der Planung der Versammlung innerhalb der Gruppenleitung solltet ihr auf die Belange der Pressevertreter*innen aufmerksam machen: Sie haben meist wenig Zeit und sind froh, wenn sich die Versammlung nicht zu lange hinzieht. Für sie sollte ein guter Platz reserviert werden, d. h. relativ weit vorne. Weil sie während der Versammlung evtl. ein paar Fotos machen wollen, solltet ihr sie nicht mitten ins Gedränge oder in ein unzugängliches Eck quetschen. Ihr erleichtert ihnen die Arbeit, wenn die Namen der Akteur*innen bereits auf der Tagesordnung notiert sind („Kassenbericht von Maxi Mustermann“). Außerdem solltet ihr einen getippten Rechenschaftsbericht zur Verfügung stellen.

Achtung: Kassenstände gehören im Normalfall nicht in die Zeitung, also keinen Kassenbericht beilegen!

Während der Versammlung:

Während der Versammlung steht die Person, die für die ÖA zuständig ist, als Ansprechpartner*in zur Verfügung. Konnte kein*e Vertreter*in der Lokalzeitung kommen, müsst ihr selbst einen Bericht schreiben. Ihr solltet daher während der Versammlung einige Fotos machen und natürlich die neu gewählte Leitung fotografieren. Eines dieser Bilder könnt ihr auch dem Gemeindeblatt geben, für das ihr den Bericht über die Versammlung wahrscheinlich selbst schreiben müsst.

Nach der Versammlung:

Werden die Berichte verfasst und, wenn möglich, mit einem Foto an die Redaktionen geschickt. Dies sollte erfolgen, solange das Ereignis noch aktuell ist.

Was ist von öffentlichem Interesse? Dass die KLJB, wie jede Woche, eine ganz normale Gruppenstunde abgehalten hat? Wohl weniger! Interessant wird eine Nachricht erst, wenn etwas Neues oder Besonderes darin enthalten ist und etwas „passiert“.

Beispiele:

die KLJB hat neue Mitglieder bekommen
der Gruppenraum wurde renoviert
es wird eine Aktion gestartet (Spendensammelaktion, Altenbesuche, ...)
ein Ausflug wurde unternommen
ein Fest findet statt (oder Tag der offenen Tür, ...)
ihr veranstaltet eine Gesprächsrunde mit prominenten Gästen (Bürgermeister*in, Expert*in, ...)
zu einem aktuellen Problem wird Position bezogen
...

Eure Aufgabe als Öffentlichkeitsarbeiter*in in der Leitung ist es auch, dafür zu sorgen, dass immer wieder medienwirksame Ereignisse geplant werden.

Eine Meldung wird im Vorfeld einer Veranstaltung abgedruckt. Sie soll diese ankündigen und dazu „einladen“. Sie sollte kurz und trotzdem informativ sein. Meist besteht sie aus zwei bis vier Sätzen, in denen alle nötigen Infos untergebracht werden müssen:

Was? (Um was geht es? Wie lautet das Thema oder das Motto?)

Zukunft der Jugendarbeit auf dem Land

Wie? (Welche Art von Veranstaltung?)

Vortrag, Diskussion, ...

Wann? (Wochentag, Datum und Uhrzeit)

am Mittwoch, den 18. Okt. ..., um 20 Uhr

Wo? (Ort und Raum; falls dies unbekannt ist, eine kurze Erklärung, wo der Raum liegt)

im KLJB-Raum in ..............., neben der Kirche

Wer? (Wer organisiert die Veranstaltung? Wer wird dazu eingeladen?)

die KLJB ......................., lädt alle Jugendlichen ein

Warum? (Gibt es einen besonderen Anlass, weswegen die Veranstaltung stattfindet?)

anlässlich des 10-jährigen Jubiläums

Habt ihr öfter mit einer Zeitung zu tun, lohnt es sich, die/den zuständigen Mitarbeiter*in oder Redakteur*in persönlich kennenzulernen. Schaut mal bei der Redaktion vorbei. Meist zeigen sie sich recht kooperativ und ihr könnt eure zukünftige Zusammenarbeit abklären.

Übrigens: Bei vielen Zeitungen ist es üblich, dass ihr wie die freien Mitarbeiter*innen Zeilenhonorar für eure Artikel bekommt. Voraussetzung ist natürlich, dass sie so verwendet werden können, wie ihr sie geschrieben habt und nicht noch lange überarbeitet (redigiert) werden müssen.

Jugendschutzgesetz und Aufsichtspflicht

Die Leiter*innen der Kindergruppen sind Mitglied der KLJB, es ist also Aufgabe der KLJB, die Kindergruppe und deren Leiter*innen anzumelden. Die Kindergruppenleiter*innen sollten älter als 15 Jahre, mindestens eine*r der Leiter*innen sollte über 18 Jahre alt sein.

Eine Kindergruppe wird von der KLJB-Gruppe über die jährliche Mitgliedererhebung angemeldet und ist somit versichert. Die Kinder sind im Gegensatz zu den Kindergruppenleiter*innen keine Mitglieder in der KLJB und zahlen deshalb auch keinen Mitgliedsbeitrag. Durch die Meldung über die Mitgliedsliste haben die Kindergruppen Anspruch auf Zuschüsse über den Landesjugendplan. Die Formulare gehen den Kindergruppen-leiter*innen zu.

Was ist unter Aufsichtspflicht zu verstehen?

Die Aufsichtspflicht über Kinder und Jugendliche zu übernehmen bedeutet, die Minderjährigen durch entsprechende Beaufsichtigung davor zu bewahren,

dass sie selbst keinen Schaden erleiden;
dass sie anderen keinen Schaden zufügen und
dass sie andere und sich selbst nicht gefährden.

Wie wird man aufsichtspflichtig?

Die Aufsichtspflicht wird durch einen „formfreien Vertrag" automatisch übertragen, wenn zur Gruppenstunde oder einer anderen Aktivität eingeladen wird. Die Eltern können davon ausgehen, dass damit die Aufsichtspflicht gewährleistet ist.

Wer ist aufsichtspflichtig?

In der Regel wird die Aufsichtspflicht dem Träger der Maßnahme, also den Gruppenleiter*innen über 18 Jahren der KLJB XY, übertragen. Diese übertragen die Aufsichtspflicht auf eine*n verantwortliche*n Gruppenleiter*in.

Es ist darauf zu achten, dass der/die Aufsichtpflichtige das 18. Lebensjahr vollendet hat, für diese Aufgabe geeignet ist und nicht überfordert wird, ansonsten verletzt der Träger die Aufsichtspflicht.

Ist der/die Aufsichtspflichtige noch keine 18 Jahre alt, müssen sich die Eltern bzw. Erziehungsberechtigten mit der Ausübung der Aufsichtspflicht durch ihre Kinder einverstanden erklären.

Wo beginnt und endet die Aufsichtspflicht?

Für die regelmäßigen Gruppenstunden müssen mit den Eltern die genauen Zeiten festgelegt werden, in denen die Aufsichtspflicht über die Kinder und Jugendlichen ausgeübt wird. Z. B. bei Ankunft im und beim Verlassen des Gruppenraumes, zwischen Abfahrt und Ankunft des Busses an der Bushaltestelle (etwa bei einem Ausflug oder Freizeit).

Um den Verpflichtungen, wie sie im ersten Absatz aufgeführt sind, nachzukommen

muss man die Eltern und Kinder vorzeitig ausführlich über die Maßnahme informieren
muss man die Teilnehmer*innen „vorsorglich belehren und vor drohenden Gefahren warnen“
muss man ständig überprüfen, ob die Belehrungen und Warnungen auch beachtet werden
ist dies nicht der Fall, muss man immer eingreifen.

Haftung des/der Aufsichtspflichtigen (§ 832 BGB):

Eine Verletzung der Aufsichtspflicht kann verschiedene Folgen haben. Wird der/die Aufsichtsbedürftige selbst geschädigt, hat er/sie Anspruch auf Schadensersatz.

Auch wenn ein Kind oder ein*e Jugendliche*r einen Dritten schädigt, ist die volle Verantwortung bei dem/der Aufsichtspflichtigen.

Zivilrechtliche Folgen:

Es kann passieren, dass der/die Aufsichtspflichtige den Schaden, den ein Kind oder Jugendliche*r verursacht hat, ersetzen muss.

Strafrechtliche Folgen:

Wenn der/die Aufsichtspflichtige seine/ihre Aufsichtspflicht vorsätzlich oder fahrlässig verletzt, kann er/sie sich verschiedener Straftatbestände schuldig machen. Dieses ist dann der Fall, wenn der Körper, die Freiheit oder das Eigentum des/der zu Beaufsichtigenden gefährdet werden oder zu Schaden kommen. Straftatbestände, die aus versäumter Aufsichtspflicht resultieren können, sind z. B. Körperverletzung, sexueller Missbrauch, Freiheitsberaubung, Anstiftung zu kriminellen Handlungen.

Wenn ein Schaden nicht zu verhindern war:

Der Schadensersatzpflicht muss nicht nachgekommen werden, wenn der Schaden auch bei korrekter und angemessener Aufsichtsführung nicht zu verhindern gewesen wäre. D. h., der/die Aufsichtspflichtige muss nachweisen, dass der Schaden unter keinen Umständen zu vermeiden war.

Immer wieder kommt es zu Diskussionen über die Frage, ob und wie Jugendleiter*innen Medikamente an die Teilnehmer*innen verabreichen dürfen.

Ist mit der Übernahme der Aufsichtspflicht auch die Verpflichtung verbunden, einem Kind oder Jugendlichen Medikamente zu verabreichen und ist dies überhaupt zulässig? JAEIN!

Die Frage, ob Jugendleiter*innen Medikamente verabreichen dürfen, kann nicht pauschal beantwortet werden. Sie ist je nach Fallkonstellation unterschiedlich zu beurteilen. Um dieser rechtlichen Grauzone zu entgehen, bietet es sich an, vorab eine Einverständniserklärung der Eltern einzuholen, dass ihr im Zweifelsfall eine Wundsalbe auftragen, oder eine Kopfschmerztablette verabreichen dürft. Hierbei handelt es sich selbstverständlich nur um rezeptfreie Medikamente, die sich so oder so ähnlich in fast jedem Haushalt befinden

Versicherungsschutz und Haftung

Ansprechperson bei Ecclesia:

Ecclesia Versicherungsdienst GmbH

Ecclesiastraße 1-4

32758 Detmold

Schadenservice: Stephan Scharf

Tel.: 05231/603 – 182

Fax: 05231/603 – 60 182

stephan.scharf@ecclesia.de

Schadennotruf: 05231 603-0

An 365 Tagen im Jahr und außerhalb der Bürozeiten erreichbar!

Zwischen dem Ecclesia Versicherungsdienst GmbH in Detmold und der Erzdiözese Freiburg gibt es einen Versicherungssammelvertrag, durch den alle Verantwortlichen, Gruppenleiter*innen, Mitglieder bei Veranstaltungen im Rahmen der kirchlichen Arbeit der Erzdiözese unfall- und haftpflichtversichert sind. Für Gäste der Teilnehmer*innen besteht Versicherungsschutz subsidiär, d. h. eine eigene bestehende Versicherung ist vorrangig in Anspruch zu nehmen.

D.h., für alle gemeldeten KLJB-Gruppen und Kindergruppen besteht folgender Versicherungsschutz:

Sammel-Unfallversicherung*

Diese Versicherung deckt Personenschäden ab, die während Veranstaltungen kirchlicher Gruppen passieren. Eingeschlossen sind auch Unfälle, die auf dem direkten Weg von und zu diesen Veranstaltungen passieren sowie Unfälle als Insasse eines Fahrzeuges. Nicht versichert sind hier Unfälle, die sich bei gefährlichen Sportarten ereignen.

Sammel-Haftpflichtversicherung*

Wer schuldhaft einen Schaden verursacht hat, ist zum Ersatz des Schadens verpflichtet. Die Haftpflichtversicherung tritt für alle im Sammelvertrag Versicherten ein. Ausgeschlossen sind u. a. Schäden, die vorsätzlich herbeigeführt wurden.

Dienstreise-Haftpflichtversicherung*

Die Dienstreise-Haftpflichtversicherung übernimmt Schäden am eigenen Fahrzeug, falls für dieses Fahrzeug keine Kaskoversicherung besteht.

*Bei allen Versicherungen wird eine Eigenbeteiligung in unterschiedlicher Höhe erhoben.

Welche Risiken von diesen Versicherungen in welcher Höhe abgedeckt sind, könnt ihr auf der KLJB-DiStel erfragen. Die Deckungssummen dieser Versicherungen sind leider relativ niedrig angesetzt, deshalb empfiehlt es sich, für Veranstaltungen und Aktionen mit erhöhtem Risiko eine zusätzliche Versicherung abzuschließen. Erkundigt euch also bei speziellen Fragen an der KLJB-DiStel - bevor etwas passiert ist!

Öffentliche Veranstaltungen sind solche Veranstaltungen, zu denen jede*r kommen kann. Schließlich wird auf eine solche Veranstaltung in Form von Plakaten, Anzeigen, Handzetteln u. ä. aufmerksam gemacht. Öffentliche Veranstaltungen in der Landjugend sollten der „Jugendförderung und -bildung“ dienen. Dies können Tanz- und Theaterveranstaltungen, Angebote für Kinder, Sportturniere, Jugenddisco, Erntedankfeste, Filmabende, Fastnachtsveranstaltungen, Sommerfeste, Altmaterialsammlungen und vieles mehr sein.

Bei der Organisation von Veranstaltungen solltet ihr Folgendes beachten:

Anmeldepflicht, Eintrittsgeld, Vergnügungssteuer
Umsatzsteuer
Gesetz zum Schutze der Jugend in der Öffentlichkeik

Regelungen zu Lärm, Schmutz und Abfall erfragt ihr bei der Gemeinde:

Gestattung eines vorübergehenden Gaststättenbetriebes - Schankerlaubnis

Wollt ihr bei öffentlichen Veranstaltungen Getränke verkaufen, benötigt ihr eine Schankerlaubnis. Diese wird vom zuständigen Bürgermeisteramt (Ordnungsamt) erteilt. Das Amt muss auf die Einhaltung der Hygiene bei öffentlichen Veranstaltungen achten.

Infektionsschutzgesetz

Für den Infektionsschutz seid ihr selbst verantwortlich: Wer bei Freizeiten oder Festen am Herd steht, muss über Hygiene und den Umgang mit Lebensmitteln Bescheid wissen. Das schreibt das Infektionsschutzgesetz vor. Die Verantwortung für die Einhaltung des Infektionsschutzes liegt bei den Verantwortlichen der Organisationen bzw. bei den Veranstaltern von Festen und Freizeiten. Das bedeutet, dass in der Regel kein Gesundheitsamt kommt und kontrolliert, sondern dass die Verantwortlichen für die Beachtung und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zuständig sind.

Wenn es zu gesundheitlichen Problemen kommt, können die Verantwortlichen mit einer Geldbuße von bis zu 25.000,-- Euro belegt werden. Deshalb müssen sich alle über die Regelungen des Infektionsschutzes informieren, die zum Küchenteam einer Freizeit oder eines Festes gehören. Aber auch andere Leiter*innen sollten über Lebensmittelinfektionen informiert sein. Die vorgeschriebene Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz erfolgt durch ein Merkblatt mit umfassenden Informationen über den sicheren Umgang mit Lebensmitteln.

Für ehrenamtlich tätige Personen bei Freizeiten, Vereinsfesten oder ähnlichen Veranstaltungen gilt durch eine Entscheidung des baden-württembergischen Sozialministers seit August 2005, dass diese Belehrung nicht zwingend beim Gesundheitsamt (gegen Gebühr) erfolgen muss, sondern von den diese Personen beschäftigenden Organisationen (z. B. den Jugendverbänden) selbst vorgenommen werden können. Im Hinblick auf die zivilrechtliche Haftung und die strafrechtliche Verantwortung soll auf diese Belehrung keinesfalls verzichtet werden.

Selbstverständlich kann weiterhin die Belehrungskompetenz der Gesundheitsämter in Anspruch genommen werden. Das Ministerium für Arbeit und Soziales Baden-Württemberg hat die Gesundheitsämter gebeten, in diesen Belehrungsfällen von ehrenamtlichen Helfer*innen bei Verbänden und Vereinen auf die Erhebung einer Gebühr zu verzichten

Im Bedarfsfall könnt ihr euch an das Jugendbüro oder die KLJB Diözesanstelle wenden. Auf welche Dinge ihr achten müsst und worauf es ankommt erfahrt ihr im Merkblatt des Landesgesundheitsamtes „Vermeidung von Lebensmittel-Infektionen für Ehrenamtliche bei Vereinsfesten, Freizeiten und ähnlichen Veranstaltungen“. Ihr könnt es unter https://kja-freiburg.de/html/infektionsschutz.html downloaden.

Ökologischer Aspekt

Immer mehr in den Blickpunkt rückt das ökologische Verhalten einer Gruppierung. Deshalb denkt bei eurer Planung an:

- Einsatz von Mehrweggeschirr, -gläser und -besteck, Pfandflaschen

- regionalen/örtlichen Einkauf

- fair gehandelten Kaffee (z. B. mit dem TRANSFAIR-Siegel)

- Mülltrennung

- Energieverbrauch

- Mobilität der Teilnehmer*innen (z. B. Fahrgemeinschaften, Benutzung des Zuges).

Sperrzeitverkürzung: erteilt ebenfalls das Bürgermeisteramt.

GEMA (= Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte)

Sobald ihr bei öffentlichen Veranstaltungen Musik ins Spiel bringt, wird die GEMA fällig.

Der Pauschalvertrag für kirchliche Gruppen, ist nicht mehr gültig. Bitte meldet eure Veranstaltungen direkt bei der GEMA an.

Feuerwehr und Rotes Kreuz

Für Großveranstaltungen sollte die Feuerwehr und ein Erste-Hilfe-Dienst (Rotes Kreuz, Malteser, o. ä.) benachrichtigt und angefragt werden.

Terminabsprachen

Um im öffentlichen Terminkalender berücksichtigt zu werden und um Terminüberschneidungen zu vermeiden, solltet ihr eure Veranstaltungen rechtzeitig mit der Gemeinde und den anderen Vereinen absprechen.

Checkliste und Zeitplan

Erstellt eine detaillierte Checkliste mit Arbeitsauftragsverteilung und Zeitplan, deren Einhaltung und Verfolgung dafür sorgt, dass ihr nichts vergesst.

Verträge

Volljährige*r Hauptveranwortliche*r

Wichtig: bei der Durchführung einer öffentlichen Veranstaltung muss es eine*n volljährige*n Hauptverantwortliche*n geben.

Falls ihr noch Fragen habt, könnt ihr bei einem/einer erfahrenen „Festles-Macher*in“ oder bei eurer Gemeinde Näheres erfahren. Bei der Polizei gibt es Hinweise für Vereins- und Straßenfeste sowie Informationen über die Auflagen des Wirtschaftskontrolldienstes.

Die KLJB und das Finanzamt

Die Finanzkommission MoMo steht euch bei allen Fragen zum Thema Finanzen zur Seite. Schreibt einfach eine Mail an momo@kljb-freiburg.de

Was ist ein gemeinnütziger Verein?

Gemeint sind hier „ideelle“ Vereine, die „ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke“ verfolgen. Dies ist dann der Fall, wenn „die Vereinstätigkeiten die Allgemeinheit auf materiellem, geistigem oder sittlichem Gebiet selbstlos fördern“. Ein Verein arbeitet „selbstlos“, wenn er nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke verfolgt, d.h., wenn er keine Gewinne erzielen will.

Die KLJB ist gemeinnützig!

Grundsätzlich sind alle KLJB-Ebenen gemeinnützig im Sinne des Gemeinnützigkeitsrechts der Abgabenordnung (§§ 51-68 AO), soweit sie die in der Diözesansatzung festgelegten Zwecke und Ziele der KLJB verfolgen und dies in ihrer eigenen Gruppen-Satzung festgeschrieben haben.

In der Diözesansatzung der KLJB (Stand: Januar 2019) Abschnitt 1, Artikel 5, steht zur Gemeinnützigkeit:

Der KLJB-Diözesanverband Freiburg verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung.

Die Katholische Landjugendbewegung ist selbstlos tätig, sie verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke.

Zweck der Katholischen Landjugendbewegung ist die außerschulische Bildung für junge Menschen im ländlichen Lebensraum im Sinne der Jugendhilfe.

Mittel der Katholischen Landjugendbewegung dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln der Katholischen Landjugendbewegung.

Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck der Körperschaft fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.

Beantragung der Gemeinnützigkeit:

Ein „ideeller Verein“ (sowohl nicht eingetragener Verein als auch e. V.) kann sich von der Körperschafts- und Gewerbesteuer befreien lassen, in dem er dies bei seinem Finanzamt beantragt. Voraussetzung ist, dass in der vorgelegten Vereinssatzung die so genannte Gemeinnützigkeit dokumentiert ist. Daraufhin kann das Finanzamt die Steuerbefreiung mit dem so genannten „Freistellungsbescheid“ anerkennen.

Gründe, die für eine Beantragung sprechen:

wenn steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe oder größere Zweckbetriebe getätigt werden
wenn eine Anforderung vom Finanzamt vorliegt
wenn regelmäßig Spendenbescheinigungen ausgestellt werden müssen.

Für „normale“ KLJB-Gruppen ist eine Beantragung der Gemeinnützigkeit in der Regel nicht erforderlich. Außerdem seid ihr nach Beantragung der Gemeinnützigkeit dem Finanzamt rechenschaftspflichtig. Die Gemeinnützigkeit kann verloren gehen, wenn die eigenwirtschaftlichen Zwecke gegenüber den gemeinnützigen Satzungszwecken in Vordergrund treten.

How to Gemeinnützigkeit_KLJB.pdf [456.9 kB]

Musteranschreiben_KLJB_Antrag_Gemeinnützigkeit.docx [21.1 kB]

Erteilung des Freistellungsbescheides:

Nach Erteilung des „Freistellungsbescheides“ vom Finanzamt ist der Verein von Körperschafts- und Gewerbesteuer VORLÄUFIG BEFREIT. Der Freistellungsbescheid gilt für drei Jahre. Dann fordert das Finanzamt eine neue „Erklärung“. Darin wird durch Nennung der Einnahmen und Ausgaben der einzelnen Tätigkeitsbereiche (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) der letzten drei Jahre sozusagen im Nachhinein ein Nachweis für die Erfüllung der Gemeinnützigkeit erbracht.

Seit 01. Januar 2000 sind alle als steuerbegünstigt anerkannte Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen berechtigt, selbst unmittelbar steuerbegünstigte Spenden entgegenzunehmen und hierüber Zuwendungsbestätigungen auszustellen.

Voraussetzung ist, dass die Körperschaft etc. nach § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG von der Körperschaftssteuer befreit ist und vom Finanzamt als steuerbegünstigter Verein anerkannt wurde. D.h., die einen Freistellungsbescheid vom Finanzamt haben.

Falls kein Freistellungsbescheid vom Finanzamt vorliegt, können auch weiterhin „inländische juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentliche Dienststellen“ (z. B. Pfarr- und Gemeindeämter) als Durchlaufstelle auftreten, Spenden entgegennehmen, wieder weitergeben und Zuwendungsbestätigungen darüber ausstellen.

Die Zuwendungsbestätigung hat auf einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck zu erfolgen und ist vom Spendenempfänger auszustellen. Die Bestätigungen dürfen eine DIN A 4-Seite nicht überschreiten.

WICHTIG!!

Der Zuwendungsempfänger muss die Spende und ihre zweckentsprechende Verwendung ordnungsgemäß aufzeichnen und ein Doppel der Spendenbestätigung aufbewahren.

Rechtsform

Als Verbandgruppe agiert ihr selbstorganisiert und demokratisch und gehört dadurch der Rechtsform des Vereins an. Ihr unterscheidet euch hiermit bspw. von den meinsten Minigruppen, die eine unselbstständige Untergliederung der Kirchengemeinde sind und somit keine eigene Rechtsform brauchen, sondern unter die Rechtsform der Kirchengemeinde zu zählen sind.

Für Vereine gibt es zwei Rechtsformen, den eingetragenen Verein (e.V) und den nicht eingetragenen Verein (n.e.V.). Diese zwei Rechtsformen, die sich vor allem auf die Haftung der Vereinsmitglieder und in steuerrechtlichen Fragestellungen unterscheiden.

Als erstes nehmt ihr Kontakt mit dem zuständigen Amtsgericht auf. (Wo das für euch zuständige ist, findet ihr unter: https://justiz.de/index.php).

Diesem Gericht müsst ihr einen öffentlich beglaubigten (= vom Notar oder Ratsschreiber*in) Antrag auf Eintragung ins Vereinsregister, eure beschlossene Satzung (in der steht, dass ihr ein eingetragener Verein seid), das Protokoll eurer Versammlung, in der ihr beschlossen habt, ein eigentragener Verein zu sein und euren Freistellungsbescheid, damit keine Kosten für die Eintragung anfallen.

Wichtig: Ab diesem Zeitpunkt müsst ihr, sobald es Vorstandswechsel oder Satzungsänderungen in eurer Verbandsgruppensatzung gibt, dies dem Amtsgericht mitteilen (am besten in Schriftform).

Es gibt die Möglichkeit auf die Kirchengemeinde zuzugehen und zu überlegen, unter welchem Namen ihr als Untergruppierung laufen könnt. Wenn ihr den bisherigen Verbandsnamen behalten könnt und eure Gruppe nicht als Verein handelt, müsst ihr dies noch mit der Diözesanebene abklären.

Hier findest du Mustersatzungen, die du anpassen kannst:

Satzung/Geschäfts- und Wahlordnung

Nehmt Kontakt zu eurem zuständigen Finanzamt auf und erfragt, welche Unterlagen sie von euch brauchen.

Gemeinnützigkeit

Die Anerkennung der Gemeinnützigkeit könnt ihr bei euren zuständigen Finanzamt beantragen. Nach der Beantragung bekommt ihr einen Bescheid über die gesonderte Feststellung, das eure Satzung den Voraussetzungen entspricht. Das heißt, dass ihr absofort berechtigt seid, eine Spendenbescheinigung auszustellen. Eine Steuernummer müsst ihr somit nicht extra beantragen.

Steuererklärung

Aufrgund der Tatsache, dass ihr nun gemeinnützig seid, müsst ihr nachweisen, dass ihr dadurch auch steuerbegünstigt behandelt werdet: Das bedeutet, dass ihr von der Umsatzsteuer befreit seid, wenn eure Einnahmen zusammen gerechnet innerhalb des vergangenen Jahres 22.000€ und des laufenden Jahres 50.000€ nicht überschreiten. Hier müsst ihr eigentlich auch eine Stuererklärung machen, allerdings empfiehlt der BDKJ diese erst bei Aufforderung dazu zu machen.
Von der Körperschaftssteuer seid ihr befreit, wenn eure Einnahmen aus dem wirtschaftlichen Bereich (Feste, Essensverkäufe,...) zusammen gerechnet innerhalb eines Jahres die Grenze von 45.000€ nicht überschreiten. Hier müsst ihr eine Steuererklärung machen.

Die Steuererklärung muss folgende Unterlagen enthalten:

eure Finanzübersicht
das Protokoll eurer Mitgliederversammlung und
einen schriftlichen Jahresbericht

Spendenbescheinigung

Durch die Anerkennung der Gemeinnützigkeit seid ihr berechtigt Spendenbescheinigungen auszustellen. Wenn ihr eine Spende erhaltet, dann fragt die Personen direkt, ob sie eine Spendenbescheinigung benötigen. Falls eine erwünscht ist, dann müsst ihr unterscheiden, ob es eine Geld- oder Sachspende ist und dann das jeweilige Formular ausfüllen. Dafür gibt es Vorlagen im Internet.

FAQs

Allgemeine Leitungsarbeit

In welcher Hinsicht vertrete ich meine Gruppe nach innen und nach außen?

Was genau passiert bei der Leitungssitzung?

Wie stelle ich am besten die Jahresplanung auf?

Wie laufen Mitgliederversammlungen ab? Was muss alles im Vorfeld geklärt werden?

Wie gründe ich eine neue Gruppe?

Wie beantrage ich Juleica?

Was ist die Jugendherbergs-Leiter*innen-Karte?

Wie bekomme ich Zuschüsse zu meiner BahnCard?

Woher bekomme ich eine Ehrenamtsbescheinigung? Wer bekommt so eine Bescheinigung überhaupt?

Kasse und Finanzen

Was muss ich zur Buchführung wissen?

Wie richte ich ein Konto ein?

Was läuft alles über die Barkasse? Für was brauchen wir eine Barkasse?

Was muss ich bei der Kassenführung beachten?

Wie läuft die Kassenbuchprüfung ab?

Wozu dient eine Inventarisierung? Was soll inventarisiert werden?

Welche öffentlichen Mittel gibt es?

Wie verwalte ich Mitgliederbeiträge und -listen?

Wie gehe ich mit Sach- oder Geldspenden um?

Schriftführung

Was sind die Aufgaben eines Schriftführers?

Was gehört alles in den Jahresbericht?

Wie ist ein Protokoll aufgebaut? Was muss da alles rein?

Was gehört zur Schriftgutverwaltung?

Wie gestalte ich eine Einladung?

Öffenlichkeitsarbeit (ÖA)

Für was ist Öffentlichkeitsarbeit gut?

Was ist die "öffentliche Meinung"?

Mit was fange ich bei der Öffentlichkeitsarbeit an?

Welche Möglichkeiten gibt es ÖA zu betreiben?

Wie schreibe ich einen Presseartikel?

Welche Ereignisse eignen sich für ÖA?

Wie schreibe ich eine Meldung/Ankündigung?

Wie stelle ich Kontakt zu Presseleuten her?

Jugendschutzgesetz und Aufsichtspflicht

Was muss ich als Leiter*in einer Kindergruppe beachten?

Was bedeutet Aufsichtspflicht? Wo fängt sie an und wo endet sie?

Wie erfülle ich die Aufsichtspflicht?

Was sind die Konsequenzen bei Verletzung der Aufsichtspflicht?

Was muss ich bei Medikamentengabe U18 beachten?

Versicherungsschutz und Haftung

Kontakte

Welche Arten von Versicherungen sind für unsere Gruppe abgeschlossen?

Wie organisiere ich eine öffentliche Veranstaltung? Was muss ich beachten?

Die KLJB und das Finanzamt

An wen kann ich mich bei konkreten Finanz-Fragen wenden?

Ist die KLJB gemeinnützig? Beantragung der Gemeinnützigkeit

Was ist eine Zuwendungsbestätigung?

Rechtsform

Welche Rechtsform gilt für euch als verbandliche Gruppen?

Welche Rechtsform passt zu euch?

Wie lasse ich mich ins Vereinsregister eintragen?

Welche Rechte und Pflichten haben wir?

Was passiert, wenn wir kein Verein sein wollen?

Wie erstelle ich eine Satzung?

Wo bekomme ich eine Steuernummer?

Wie beantrage ich die Anerkennung der Gemeinnützigkeit, wie mache ich eine Steuererklärung und wie erstelle ich eine Spendenbescheinigung?